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西南政法大学国际学术会议管理办法

 第一章 总则

第一条  为了进一步规范和加强我校国际学术会议管理工作,提高会议的质量及效益,根据国家有关规定,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条  为提高我校科学研究水平,促进学科建设,扩大我校的国际影响力,学校鼓励有条件和能力的学院(研究所、研究中心)举办(主办或承办下同)国际学术会议。

第三条  举办国际学术会议要切实贯彻“厉行节约、讲求实效”的原则。

第四条  未经学校批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得发出会议邀请。

第五条  国际合作与交流处为学校国际学术会议归口管理部门,具体负责受理、审核、申报及管理工作。

第六条  本办法所规定的国际学术会议是指由来自3个及其以上国家的外国学者、专家参加的论坛、研讨会、报告会、交流会等。

 

第二章  筹备与组织

第七条  会议举办单位应负责会议的组织工作,包括会议接待、礼宾、财务、宣传等。

第八条  承办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别,严格遵守保密制度。不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密。

第九条  举办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全。

第十条  会议筹备和组织过程中,重要涉外事项应及时上报学校协调处理。

第三章  举办和申请程序

第十一条  会议举办单位必须事先向国际合作与交流处提交举办国际学术会议的请示并填写《西南政法大学举办国际学术会议申请表》,同时提供有关申报材料,经学校审核同意后报上级主管部门审批,获批准后方可启动会议筹备工作。

第十二条  一般性的国际学术会议须于会议举办前3个月上报国际合作与交流处,但规模较大(外宾规模在60人以上或会议总人数在300人以上的一般性国际会议)的国际学术会议至少需要提前4个月上报国际合作与交流处。

第十三条  申报材料清单及要求

(一)请示内容具体要求如下:

1. 会议名称和举办的时间、地点、规模;

2. 会议主办单位及承办单位名称;

3. 会议申办的必要性和可行性;

4. 会议的背景、主要议题及内容;

5. 与会人员范围、总数及外宾人数;

6. 会议经费预算及来源(是否需要学校资助或申请其他基金); 

7. 联系人和联系电话;

8. 使用校内请示上报,须有拟稿人、核稿人签字,并加盖单位公章。

(二)其他材料:

1. 会议简介;

2. 拟参会中方嘉宾名单(含港澳台)、外方嘉宾名单(包括国籍、工作单位和职务等),级别较高的外宾(副部长以上官员和国际知名人士)和身份特殊人员(非建交国家人员和有特殊背景的人员)需提供个人简历;

3. 会议议程和日程;

4. 若会议为联合举办,则需提供合办方简介、合作交流情况简介等材料。

(三)以上材料均需用中文提供。

第四章  会议总结

第十四条  举办单位应在会议结束后2周内向国际合作与交流处提交书面总结报告。总结报告应包含以下内容:

1. 会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人,与会中(含港澳台)外宾实到人数及具体名单,收到中、外论文数量;

2. 会议学术水平的评价;

3. 与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;

4. 会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;

5. 会议经费预算执行情况;

6. 会议论文集出版情况;

7. 会议相关照片。

第五章  附则

第十五条  举办有港澳台代表参加的学术会议参照本规定执行。

第十六条  本规定由国际合作与交流处(港澳台事务办公室)负责解释。

第十七条  本办法自公布之日起执行。